آخرین مطالب ارسالی
Last Posts
آهنگ های ویژه
Best Posts
کاشت مو
بهترین سایت کاشت مو با کمترین قیمت
کلینیک زیبایی
Track Change در اکسل ، اشتراک فایل در اکسل

ردیابی تغییرات ثبت شده در اکسل

۳ رأی، میانگین: ۳٫۷

کاربرد Track Change در اکسل

زمانیکه افراد مختلفی روی یک فایل اکسل بصورت مشترک کار میکنند، این موضوع پیش میاد که بخوایم بدونیم چه کسی در چه زمانی و چه تغییری رو روی فایل ایجاد کرده؟ همون طور که روی نسخه کاغذی یک گزارش میتونیم با خودکار قرمز اقدام به ویرایش کنیم و علامت بزنیم، در یک فایل اکسل هم میتونیم بصورت الکترونیکی تغییرات اعمال شده رو بازبینی کرده و تصمیم بگیریم که این تغییر اعمال بشه یا نه. این کار رو با استفاده از ابزار Track Change در اکسل که مختص این کار تهیه شده انجام میدیم.
با استفاده از ابزار Track Change در اکسل میتونید تغییراتی که در شیت های مختلف ایجاد شده رو بررسی کنید و در مورد هر کدوم از این تغییرات تصمیم بگیرید که اعمال بشن یا نه. برای استفاده از این ابزار باید چند تا اصل رو بدونیم:

  • Track Change فقط زمانی که فایل در حالت اشتراک (Shared Workbook) هست فعال هست.

ردگیری تغییرات فقط در ورک بوک های Shared فعال هست. زمانی که یک فایل اکسل رو به اشتراک میذاریم تا چند نفر همزمان امکان استفاده از فایل مورد نظر رو داشته باشن. جهت مطالعه بیشتر در خصوص به اشتراک گذاری فایل بین چند کاربر، مقاله اشتراک فایل رو به دقت مطالعه کنید.

  • Track Change در فایل هایی که حاوی Table هستن، کار نمیکنه.

اگر دکمه Track Change غیرفعال هست و نمیتونید انتخاب کنید، به احتمال زیاد یک یا چند محدوده بصورت Table یا نقشه های XML وجود داره. برای اینکه بتونید از این امکان استفاده کنید محدوده ها رو تبدیل به رنج معمولی کنید.

  • امکان Undo کردن تغییرات وجود نداره.

سیستم ردگیری تغییرات بصورت یک لاگ عمل میکنه و تغییرات رو ثبت میکنه و شما میتونید تصمیم بگیرید که کدوم تغییر نهایتا ثبت بشه. برای همین Undo در این حالت وجود نداره.

  • همه تغییرات ثبت نمیشن.

اکسل همه تغییرات رو ثبت نمیکنه. هر تغییری که در محتوای سلول اعمال میشه ثبت میشه اما تغییراتی از قبلی تغییر فرمت، پنهان کردن سطر و ستون ها، محاسبات فرمول ها و … ثبت نمیشه.

  • تغییرات بصورت پیش فرض به مدت ۳۰ روز نگه داشته میشه.

حتما بخوانید:  رسم نمودار خطی در اکسل | چرا نمودار خطی ؟

پیش فرض ذخیره سابقه تغییرات در Track Change به مدت ۳۰ روز هست.

چطور از ابزار Track Change در اکسل استفاده کنیم؟

چطور تغییرات رو با استفاده از Track Change در اکسل ثبت کنیم؟

حالا که با اصول اولیه این ابزار آشنا شدیم، بریم ببینیم که چطور میتونیم از این ابزار استفاده کنیم.

مرحله اول: از تب Review و از گروه Changes، بر روی Track Changes کلیک کرده و گزینه Highlight Changes رو می زنیم.

فعال کردن Track Change

شکل ۱- فعال کردن Track Change در اکسل

مرحله دوم: در پنجره Highlight Changes کارهای زیر رو انجام میدیم:

  • تیک گزینه Track Changes While Editing. This Also Share Your Workbook رو می زنیم.
  • در قسمت Highlight Which Changes، در قسمت When، دوره زمانی دلخواه رو انتخاب می کنیم. در قسمت Who اینکه میخوایم تغییرات مربوط به چه کسی ببینیم رو تعیین میکنیم. در این قسمت میتونیم افراد مختلفی که از فایل استفاده میکنن رو هم تعیین کنیم. یعنی فقط تغییراتی که یک شخص خاص ایجاد میکنه رو ببینیم. در اینجا Everyone انتخاب شده که تغییرات همه افراد رو ببینیم.
  • تیک High Light Changes On Screen رو هم میزنیم. اگر مایل باشیم تغییرات در شیت دیگه ای نمایش داده بشه، باید تیکه گزینه List Changes On A New Sheet رو هم بزنیم.

تعیین تنظیمات مربوط به ردگیری تغییرات

۲- تعیین تنظیمات مربوط به ردگیری تغییرات

نمایش تغییرات در صفحه جاری

وقتی که High Light Changes On Screen انتخاب شده باشه، اکسل سرستون و شماره ردیف (منظور Heading هاست) رو به رنگ قرمز تیره تغییر میده. همچنین سلولی که تغییر داده شده، توسط یک کادر رنگی به همراه یک مثلث کوچک در گوشه سمت چپ و بالای آن مشخص میشه (شکل ۳). برای اینکه ببینیم محتوای سلول چه تغییری کرده، کافیه موس رو روی سلول حرکت بدیم. یک پنجره روی سلول نمایش داده میشه و اینکه چه کسی، در چه زمانی و چه تغییری رو روی آخرین محتوای سلول اعمال کرده است؟

حتما بخوانید:  حذف داده های تکراری

نمایش تغییرات اعمال شده بر روی محتوای سلول ها

شکل ۳- نمایش تغییرات اعمال شده بر روی محتوای سلول ها

نمایش تغییرات در شیت جدید

برای اینکه تغییراات اعمال شده را در یک شیت جداگانه نیز داشته باشیم، همونطور که قبلا گفته شد، باید مطابق شکل ۴ در پنجره Track Changes تیک گزینه List Changes On A New Sheet رو بزنیم.

تنظیمات مربوط به ایجاد شیت تغییرات

شکل ۴- تنظیمات مربوط به ایجاد شیت تغییرات

با اینکار تغییرات در یک شیت جداگانه ثبت خواهد شد. (شکل ۵)

شیت نمایش تغییرات ایجاد شده

شکل ۵- شیت نمایش تغییرات ایجاد شده

در صورتی که در اعمال تغییرات بین دو کاربر تداخل پیش بیاد، سلولی که داده اون ثبت شده، عبارت Won در قسمت Action Type نمایش داده میشه و شماره مربوط به سلولی که داده اون حذف شده، در قسمت Losing Action قرار میگیره. به شکل ۶ دقت کنید، سلول C7 توسط دو کاربر مختلف تغییر داده شده است.  در نهایت، داده شماره ۵ (Action Number) ثبت شده و عبارت Won در ستون Action Type ثبت شده است و عدد ۲ (Action Number) که مربوط به مقداری هست که کاربر دوم وارد کرده در قسمت Losing Action نمای شداده میشه که نشانگر این هست که این مقدار در سلول ثبت نشده و در واقع در تداخل این دو داده، داده شماره ۵ برنده شده.

تداخل در اعمال تغییرات

شکل ۶- تداخل در اعمال تغییرات

نکات مهم:

  • شیت تغییرات فقط تغییرات ذخیره شده رو نشون میده. پس حتما قبل از استفاده از این گزینه، باید فایل رو ذخیره کنیم.
  • اگر در شیت تغییرات، همه تغییرات اعمال شده لیست نشد، در قسمت When گزینه All رو می زنیم و تیک Who و Where رو برمیداریم.
  • این Protect شده هست و مثل شیت های معمولی هم قابل حذف کردن نیست. برای حذف کردن شیت تغییرات، هم میتونیم فایل رو مجدد ذخیره کنیم (با این کار شیت مورد نظر حذف میشه). هم اینکه از پنجره تغییرات تیک گزینه List Changes On A New Sheet رو برداریم.

 

رد یا پذیرش تغییرات اعمال شده

جهت رد یا پذیرش تغییرات اعمال شده توسط کاربران مختلف، از مسیر زیر اقدام میکنیم:

حتما بخوانید:  ابزار Text to Column اکسل | قسمت دوم

Review Tab > Changes Group > Track Changes > Accept/Reject Changes.

مسیر رد یا پذیرش تغییرات اعمال شده

شکل ۷- مسیر رد یا پذیرش تغییرات اعمال شده

در پنجره ای که باز میشه باید نکات زیر رو در نظر بگیریم:

  • در قسمت When تعیین میکنیم که کدوم تغییرات رو میخوایم ببینیم. بازبینی نشده ها (Not Yet Reviewed) یا از یک تاریخ مشخص (Since Date)
  • در قسمت Who هم تعیین میکنیم که تغییرات مربوط به کدوم کاربر رو ببینیم. همه کاربران (Everyone)، اسم کاربر، همه به جز خودم (Every One But Me)

پنجره تنظیمات مربوط به رد یا پذیرش تغییرات

شکل ۸- پنجره تنظیمات مربوط به رد یا پذیرش تغییرات

با زدن OK  پنجره ای برای هر تغییر نمایش داده میشه که میتونیم با زدن Accept اون رو بپذیریم و با زدن Reject اون رو رد کنیم. (شکل ۹)

پنجره نمایش تغیر اعمال شده بر روی یک سلول برای رد یا پذیرش

شکل ۹- پنجره نمایش تغیر اعمال شده بر روی یک سلول برای رد یا پذیرش

اگر روی یک سلول چندین تغییر اعمال کرده باشیم، پنجره ای مطابق شکل ۱۰ نمایش داده میشه که از ما میپرسه کدوم مقدار رو نهایتا میخوایم ثبت کنیم؟ در اینجا گزینه مورد نظر رو انتخاب کرده و گزینه Accept رو میزنیم.

نمایش تغییرات مختلف بر روی یک سلول

شکل ۱۰- نمایش تغییرات مختلف بر روی یک سلول

میتونیم  با زدن Reject All و Accept All همه تغییرات رو یکجا حذف کنیم یا بپذیریم.

نکته:
حتی بعد از رد یا پذیرش تغییر، سلول ها بصورت هیلایت نمایش داده میشن. برای اینکه این اتفاق نیفته باید Track Change رو خاموش کنیم.

 

تنظیم زمان ذخیره تغییرات

بصورت پیشفرض اکسل به مدت ۳۰ روز تغییرات رو ذخیره میکنه و تغییرات قدیمی تر رو حذف میکنه. برای تغییر این مدت زمان از تب Advance در Share Workbook  عدد ذخیره تغییرات رو مطابق شکل ۱۱ تغییر میدیم.

تغییر مدت زمان ذخیره تغییرات

شکل ۱۱- تغییر مدت زمان ذخیره تغییرات

غیر فعال کردن Track Change در اکسل

برای خاموش کردن ابزار track change کافیه از تب Review و از گروه Changes، بر روی Track Changes کلیک کرده و گزینه Highlight Changes رو می زنیم. سپس تیک گزینه Track Changes While Editing. This Also Share Your Workbook رو برداشته و Ok میکنیم.

 ارسال در حدود 2 هفته قبل  ادامه مطلب »